תובענה ייצוגית מתחלקת לשני חלקים: ראשית מוגשת בקשה לאישור תובענה כתובענה ייצוגית אליה מצורף נוסח כתב התביעה אותו מבוקש להגיש. מטרת הליך מקדמי זה היא לקבוע האם התביעה מתאימה להתברר כתביעה ייצוגית. לצורך החלטה בבקשה, על התובע הייצוגי להוכיח את התקיימותם של מספר תנאים: כי קיימת לו עילת תביעה אישית כנגד גורם הנזק; כי עילת התביעה היא בנושא או ע"פ חוק המפורט בתוספת השנייה לחוק תובענות ייצוגיות; כי סיכוי התביעה של התובע הייצוגי טובים והבקשה מעוררת שאלות מהותיות של עובדה או משפט המשותפות לכל חברי הקבוצה; כי קיימת אפשרות סבירה כי השאלות המשותפות יוכרעו לטובת הקבוצה; כי תובענה ייצוגית היא הדרך היעילה וההוגנת להכרעת המחלוקת בנסיבות העניין; כי עניינם של כלל חברי הקבוצה יטופל וינוהל בדרך הולמת ובתום לב.

בנוסף על התובע הייצוגי להגדיר באופן ברור ומפורש את הקבוצה הנפגעת וכן להעריך את גודלה ואת סכום התביעה הכולל של חברי הקבוצה. ככל שבית המשפט אישר את הבקשה ואת הגשת התובענה הייצוגית, הלכה למעשה מנוהלת התובענה הייצוגית כתביעה אזרחית רגילה, כאשר ישנן הלכות ספציפיות בקשר לניהול ההליך (כאשר זהו חלקו השני של ההליך).
לא למותר לציין כי כאשר התובענה הייצוגית מתקבלת, בין אם בדרך של פסק דין ובין אם על דרך פשרה שאושרה ע"י בית המשפט, התובע הייצוגי זכאי לגמול, וזאת כתמריץ על עירנותו, טרחתו ותרומתו להשבת סכום הנזק לחברי קבוצה. גם בא כוחו של התובע הייצוגי זכאי לשכ"ט. ככל שתביעה ייצוגית מתקבלת, דרך המלך היא לבצע השבה מדויקת לחברי הקבוצה. עם זאת, כאשר מדובר במקרה בו הדבר לא מתאפשר או אינו כלכלי (למשל במקרה בו עלות איתור חברי הקבוצה ו/או עלות בירור סכום הנזק הקונקרטי לכל חבר לא מוצדק לאור היקף הנזק לכל חבר) – אזי קיימים מנגנוני השבה חלופיים, שנקבעים בהתאם לנסיבות המקרה.

לאחרונה, משרדינו, באמצעות כותב המאמר, הגיש בקשה לאישור תביעה ייצוגית כנגד חברת נסיעות ותיירות גדולה ומוכרת. במקרה הנדון לקוחות אותה חברת תיירות רכשו מוצר נופש (טיסה או מלון בחו"ל), הלקוחות שילמו בשקלים, כאשר בפועל המוצר נרכש בדולרים והומר לשקלים לפי שער הדולר ביום רכישת מוצר הנופש. לימים, כאשר בוטלה ההזמנה (תהא הסיבה אשר תהא), ונמצא כי הלקוח זכאי להחזר כספי בגין המוצר שרכש, התקבל אצל הלקוח סכום השווה לסכום הדולרי ששולם ביום הרכישה, כאשר הוא המומר לשקלים – לפי שער הדולר ביום קבלת ההחזר ולא לפי שער הדולר ביום התשלום המקורי.